El diagnóstico de 10 minutos

Contesta esto tú mismo, ahora mismo, sin llamarle a nadie de sistemas.

Diez preguntas. Sí o no. Diez minutos.

No necesitas saber de tecnología para responderlas — solo necesitas conocer tu propia operación. Al final vas a tener algo que la mayoría de los dueños de empresa no tiene: una foto clara de dónde está parado tu negocio hoy, no una sensación. No es un examen que se aprueba o se reprueba — es un punto de partida.

Aquí van las diez.

1. ¿Sabes, ahora mismo, cuántas computadoras y celulares de trabajo tiene tu empresa activos? No aproximado — el número exacto. Si no lo sabes, no es una falla de memoria: es que nadie ha contado lo que hay que proteger. Y no puedes cuidar lo que no cuentas, por más buena voluntad que le pongas.

2. ¿Alguien revisó esta semana si esos equipos tienen actualizaciones de seguridad al día? Las actualizaciones cierran huecos que ya se conocen públicamente. Un equipo atrasado no es solo lento — tiene puertas abiertas que ya deberían estar cerradas desde hace tiempo.

3. ¿Existe una copia de tu información en un lugar distinto al que usas todos los días? Un archivo que solo vive en una computadora vive en un solo lugar. Si algo le pasa a esa computadora —se pierde, se daña, se moja un café encima— se pierde también la única copia que existía.

4. ¿Alguien ha intentado restaurar esa copia este trimestre para confirmar que sirve? Tener una copia y saber que funciona son cosas distintas. Muchas empresas descubren que su copia estaba dañada, incompleta o vacía justo el día que la necesitaban. Probarla antes cuesta diez minutos. Descubrirlo tarde cuesta mucho más que eso.

5. ¿Hay un proceso si alguien hace clic en un correo falso, o dependes de que “no pase”? Le pasa incluso a equipos cuidadosos: los correos falsos hoy imitan bien lo real, hasta el tono de quien los manda. La pregunta que importa no es si podría pasar alguna vez — es qué pasa inmediatamente después del clic.

6. ¿Alguien puede entrar a tus sistemas con solo una contraseña, sin un segundo paso de verificación? Una contraseña sola es una sola barrera, y las contraseñas se filtran, se adivinan o se reutilizan más de lo que parece. Un segundo paso —un código que llega al celular, por ejemplo— significa que robarse la contraseña ya no basta para entrar.

7. ¿Cuando alguien deja la empresa, se le quita el acceso el mismo día? Un excolaborador con acceso vigente no es mala fe de nadie — es un descuido operativo con mucho tiempo por delante para volverse un problema. El mismo día que se va la persona, debería irse también el acceso.

8. ¿Sabes quién —un nombre, no “el de sistemas”— contesta un sábado a las 10pm? “El de sistemas” no es un plan, es una esperanza. Un nombre, un teléfono y una expectativa clara de cuánto tiempo tarda en contestar, eso sí es un plan.

9. ¿Tienes por escrito qué hacer en las primeras horas de una falla grave? Cuando algo falla de verdad, no es el momento de improvisar quién decide qué o quién le habla a quién. Un protocolo simple, escrito con calma antes de que pase nada, ahorra las horas más caras de cualquier incidente: las primeras.

10. ¿Alguien externo —auditor, cliente, aseguradora— te ha pedido evidencia de esto y la tenías lista? Cada vez más clientes corporativos, aseguradoras y auditores piden pruebas por escrito, no promesas verbales. Si ya te lo pidieron una vez, sabes exactamente de qué hablamos y cómo se siente no tenerlo a la mano.

Cómo calificarte

Cuenta tus síes.

8 a 10 síes: tu operación está en buena forma. Lo que sigue no es urgencia, es mantenimiento —revisar esta misma lista cada trimestre para seguir ahí.

5 a 7 síes: tienes huecos puntuales, no un problema generalizado. Son identificables uno por uno, y normalmente se cierran sin dar vuelta a toda tu operación.

0 a 4 síes: no es que tu empresa esté mal. Es que nadie te había hecho estas diez preguntas antes de hoy —y eso es, por mucho, el punto de partida más común entre empresas medianas. La mayoría empieza justo aquí.

Qué hacer con esto

Guarda tus respuestas en algún lado. No las contestes solo una vez y las olvides —vuelve a esta lista cada trimestre, porque la respuesta a varias de estas preguntas cambia con el tiempo: se van colaboradores, se suman equipos nuevos, se acumulan actualizaciones pendientes sin que nadie se dé cuenta.

Y si quien hoy te da soporte técnico —interno o externo— no puede contestar estas mismas preguntas contigo con la misma claridad y el mismo lenguaje llano, ya sabes exactamente qué pedirle primero la próxima vez que hablen.